基于互聯網瀏覽器版檢測管理軟件及

二維碼報告防偽方案

一、系統研發目的

隨著檢測單位發展規模的擴大,檢測單位已經發展為具有人數眾多、檢測業務復雜,試驗報告數據造假、分支機構多且跨地域的檢測機構,工作人員面臨著工作量大、信息處理量大、工作效率不高等問題,檢測單位管理層也面臨著影響決策的信息統計不及時不完善、各部門由于信息交流不暢引起的內耗過多、缺乏與客戶互動的渠道等。為了解決以上問題,改變之前傳統簡單的管理方式,利用互聯網技術構建檢測單位“協同、共享、服務、高效”的信息管理系統勢在必行。

構建檢測單位信息管理系統可達到以下目的:         

(一)解決檢測單位試驗多場所、地域分散帶來的管理問題,檢測單位總部以外的分站與檢測單位其他部門同樣通過互聯網直接連接信息系統接受管理,不受地域限制,檢測單位的管理要求和工作流程直接在系統上體現,分站的工作狀態也在系統上直接反映,加強了分支機構和總部的聯系,也加強了總部對分支機構的監管。

(二)減少工作人員工作量,提高工作效率。信息系統可使檢測單位各管理環節有效連接,各部門信息互通互用,在系統內可完成資料流轉和審批過程。并且可利用條碼、二維碼等手段對資料進行管理,減少人工錄入工作量。

(三)提高信息統計的準確性、完整性和及時性,檢測單位各級領導進行決策時需要各種信息進行分析判斷,通過定制統計查詢項目和范圍,信息系統可提供各類統計數據以供參考,改變之前人工統計繁瑣、量大、范圍有限的缺點。

(四)規范管理流程,通過流程設計,特定工作的流程必須在系統內完成,使每個人的操作留下記錄,減少了人工流轉帶來的失誤或疏漏。

(五)改善客戶與檢測單位的溝通,通過門戶網站的客戶專區和檢測單位微信公眾服務號,使客戶與檢測單位的聯系溝通更直接更方便,也能更好的服務客戶,試驗報告上的防偽二維碼通過移動端掃描直接顯示相應試驗信息,防止造假。

二、系統功能設計

根據外出考察和內部征求意見,我們考慮到采用信息化管理是一種改變了大多數人工作習慣方式的管理模式,一下子做得內容太多太全、方式太新太超前會讓人接受有困難,推廣起來也會有難度,再加上信息系統的建設會有一個慢慢調試、完善、改進的過程,因此采用“統一規劃、分部推進”的方法,把日常管理中最基礎最簡單的工作和最需要減輕工作量最需要提高效率的內容做起來,使大家先適應信息化管理的工作模式,以后再根據工作需要添加新的管理內容。

因此,經初步考慮我檢測單位信息管理系統主要由以下模塊組成:

(一)行政辦公模塊;(二)質量體系管理模塊;(三)檢測項目管理模塊;

(四)電子圖書館;(五)檢測單位門戶網站;(六)移動平臺;(七)PKPM檢測試驗軟件。

三、各模塊功能介紹

(一)行政辦公模塊

行政辦公模塊主要用于檢測單位的日常辦公自動化管理,主要包含公文流轉、通知公告、蓋章管理、人力資源管理、辦公設備管理、黨建辦公、個人事務、后勤管理、物業管理等幾個模塊。

1、公文流轉

(1)用于檢測單位內部通知和對外發文的發起、審核、審批等流轉流程;

(2)外來文件的處理、掃描存檔、傳閱。

 2、通知公告

用于檢測單位內部發布各種通知公告和其他需要公示的內容,也可對指定人員發送通知,人員查閱均有記錄,,可查詢歷史通知,提供短信群發功能,可對特定人員發送短信消息。

3、蓋章管理

    用于檢測單位公章使用的申請、批準流程。

4、人力資源管理

人力資源管理主要用于人事檔案管理、考勤及績效考核管理,以及人員入職離職管理等,具備人員合同到期提醒功能。

5、固定資產管理

(1)用于建立檢測單位固定資產管理,包括建立臺賬、申購、年檢維護、維修、報廢、核查等程序;

(2)辦公用品的管理,包括建立臺賬、申購、領取、盤點庫存等。

6、黨建辦公

(1)黨務管理;

(2)工會工作,生日提醒;

(3)婦女工作;

(4)共青團工作。

7、個人事務

    個人事務主要為檢測單位工作人員的日常事務助手,主要提供個人考勤查詢、日程安排、事項提醒、工作日志記錄、通訊錄查詢,個人工資清單;

8、后勤管理

(1)會議室預約;

(2)車輛管理;包括使用預約、維修保養記錄、保險購買記錄;

(3)網上訂飯,訂飯轉讓,菜品評價;

(4)宿舍管理,包括申請入住、續約、退房。

9物業管理

(1)水電管理,檢測單位水電使用情況,包括各部門及各基地的水電結算;

(2)物業設施管理,檢查、維修記錄

(3)停車位管理,停車位使用安排、調劑空車位、貼單;

(4)維修管理,故障保修申請和受理。

(二)檢測項目管理模塊

檢測項目管理模塊主要用于檢測單位對檢測項目的全過程管理和查詢統計。對已簽訂的合同進行編碼,合同編碼將是我檢測單位項目管理的基礎和主線。

1、合同管理

(1)項目前期聯系工作管理,對項目開介紹信、報價單、方案、法人授權委托書進行申請、批準、修改(包括跨部門審批,限時審批,超時視為同意),建立臺賬,各部門也可根據權限查詢全部介紹信、報價單、方案和法人授權委托書的信息,避免重復和沖突,信息只可查詢,不可復制、編輯。

(2)項目投標管理,對投標申請進行批準,追蹤投標結果(是否中標)。

(3)合同評審,對合同進行評審和批準(考慮跨部門審批)。

(4)合同歸檔,對已經批準的合同進行進行編碼和歸檔管理,建立合同臺賬。

(5)對于一些未簽訂合同就提前開始檢測的項目可采用虛擬合同的形式進行合同編碼。

(6)對一些采用簡單委托書形式,不通過生產經營所歸檔的項目(如起重設備、簡單的主體檢測等),可由業務所按照統一編碼規則自行填寫,信息共享到生產經營所。

2、項目信息管理

 (1)利用合同編碼,把屬于一個合同內的不同部門、不同專業的業務歸到一起,方便管理和統計,建立以合同為主線的項目管理體系。

(2)與PKPM檢測軟件數據庫對接,見證取樣類項目在送樣委托階段委托編號與合同編碼關聯,現場項目在獲取試驗號流水號或取報告編號階段與合同編碼關聯,這樣,檢測項目在后續的每個環節都與合同編碼有聯系,合同編碼像一條線一樣貫穿項目實施的全過程。

3、費用管理

財務相關統計報表由專門的財務軟件提供,本模塊只提供以合同為統計基礎的財務數據。

(1)到賬管理,財務科將到賬信息在系統內公布,業務室根據到賬信息提出開具藍單申請,確認合同編碼,財務科通過系統開具到賬藍單,并將每一筆到賬歸類到相應合同編碼中。

(2)提前支取報告申請和批準。將提前支取報告與合同編碼關聯。

(3)借發票申請和批準。將借發票合同編碼關聯。

(4)提前支取和借發票可進行回款跟蹤,明確責任人,超過約定期限未注銷記錄的系統自動進行提醒。

4、綜合查詢

(1)業務開展情況統計,通過流程設計將業務介紹信報價單、投標、合同評審、合同歸檔等環節連接起來,每一環節的信息都是下一環節的基礎信息,不但可以減少錄入工作量,也可提供按部門、地域、項目、時間等查詢范圍的業務開展情況和中標率的統計數據。統計數據可自動生成表格,也可根據需要生成柱狀圖等統計方式。

(2)項目進度查詢:通過和PKPM檢測軟件數據庫對接,可查詢檢測項目目前狀態。顯示合同歸檔、試驗、報告審批、報告蓋章、報告發放、檢測收費等環節的情況。

(3)費用統計,可對檢測項目的應到賬情況、已到賬情況、未到賬情況進行查詢、統計。

(4)報告數量統計,可設置查詢條件,如時間范圍、部門、類別等對報告進行查詢統計。

(5)工作量統計,可對檢測人員參與檢測的工作量進行統計,如試驗、審核、批準等。

(三)質量體系管理模塊

質量體系管理模塊主要用于檢測單位的日常質量保證體系運行記錄進行管理。由于質量要素比較多,全部同時實現信息化管理不現實,出于分步實施的考慮,第一步先把日常工作量大、用信息化管理能顯著提高效率的要素先納入系統管理,主要包含技術人員管理、儀器設備管理、標準規范管理、受控體系文件管理,報告蓋章歸檔管理等內容。可對管理員按部門、級別進行權限劃分,管理員對權限內的范圍進行分級管理。在系統流轉形成的資料可以電子文檔形式保存于服務器中,在評審或檢查需要時可馬上打印成紙質材料。

1、技術人員

(1)技術人員檔案管理:建立技術人員檔案臺賬,包括一覽表、合同、證書,任命文件等技術資料。

(2)技術人員培訓管理:包括人員內培、外培的計劃、記錄和申請。

(3)技術人員職稱、注冊證書管理:申報、年檢。

2、儀器設備

(1)儀器設備檔案管理:建立儀器設備臺賬,包括一覽表、各種儀器設備的相關資料的清單目錄。

(2)儀器設備的申購和驗收,包括降級、停用、報廢的管理,設備購買合同管理,建立臺賬,合同及發票掃描保存。

(3)儀器設備的檢定、校準管理:對設備的檢定、校準計劃和周期進行管理,對設備管理員發送到期提醒,對設備檢定后進行確認。

(4)設備狀態管理:設備狀態經確認后可由各部門設備管理員自行打印三色標識,不經系統批準無法打印標識,可防止作假。

3、標準規范

(1)技術標準有效版本目錄清單及持有人管理。

(2)技術標準查新記錄。

(3)標準借閱。

(4)有效性標識管理,和設備標識一樣,經確認后可由各部門設備管理員自行打印有效性標識,不經系統批準無法打印標識,可防止作假。

(5)標準更新管理,發送更新通知,標準更新的申請、審批。

4、受控體系文件

(1)體系文件控制記錄:文件審批表、文件改版申請表、文件發放回收和銷毀記錄。

(2)外部文件:法律法規受控目錄。

5、報告管理

(1)報告蓋章:業務所發起蓋章申請,綜合所在批準蓋章申請時系統自動通過合同編碼直接關聯財務到賬信息或提前支取批準信息,也可關聯出本合同編碼內所出的報告目錄。

(2)報告歸檔:綜合所利用掃描報告二維碼建立報告歸檔目錄,不用人工錄入,目錄還包括報告存放的具體信息,以便查找。

(3)報告發放:各所報告發放同樣利用掃描報告二維碼建立報告發放記錄。

(4)報告借閱:申請和批準。

(5)不合格報告管理:統計、臺帳、上報。

6、 其他管理流程控制

對于上述要素以外的管理要素,均可根據程序文件中的規定,把各種表格制作為電子版在系統內完成申請、遞交、批準、存檔等環節。

(四)電子圖書館

電子圖書館主要用于滿足檢測單位各類人員對技術標準及規范、檢測單位各層次的體系文件、上級下發的關于檢測方面主要的政策法規和文件的查閱要求。在技術人員使用電子圖書館的技術規范用于試驗過程時要提醒使用人員“標準規范內容以受控有效版本為準,網上資料僅供參考”

1、技術標準及規范庫,有兩種方式建立數據庫:首先通過與權威標準情報部門的信息庫對接。連接其標準數據庫,查閱相關標準、圖書,該方式每年需產生一定費用;其次建立技術論壇,由技術人員自行下載、影印、掃描的方式上傳。,作為參考資料。

2、檢測單位各層次的體系文件:管理手冊、程序文件、作業指導書和管理規定、相關表格等電子版,供技術人員查閱,其中重要文件只供有權限人員查閱,且文件設置為不可編輯、不可復制狀態。

3、法律法規和文件:與檢測工作有關的法律法規及文件,可查閱及下載。

4、檢測單位資質各項資料,如資質證書、計量認證證書、國家認可證書等。

5、獲獎資料,獲獎證書及文件。

(五)檢測單位門戶網站

檢測單位門戶網站用于對外形象宣傳、信息發布、客戶互動的平臺窗口。

1、主要提供檢測單位新聞、行業動態、通知公告、收費標準、送樣指南、檢測范圍、質資能力、聯系方式、主要業績、榮譽室等內容。

2、客戶專區:

(1)網上委托,通過與PKPM檢測軟件的連接,客戶可在網上進行見證取樣類檢測項目的委托單在線填寫和發送;

(2)項目進度查詢,客戶可輸入合同編碼,對所委托的項目進行狀態及費用方面的查詢,見證取樣類項目輸入委托單編號可查詢具體進度;

(3)投訴與建議,可受理客戶的投訴及收集客戶的意見和建議。

(六)移動平臺

建立檢測單位的微信公眾服務號,和檢測單位信息系統、門戶網站互聯,把特定的內容體現在服務號上,方便在外出時用手機等移動設備處理事務。

1、為檢測單位員工提供個人待辦事項、檢測單位通知公告等消息的推送接收,提供每天訂飯服務。

2、為特定人員提供移動審批功能(如業務聯系工作審批、文件審批等,主要為時間要求急的批準項目)

3、 試驗報告直接掃報告二維碼進行真偽查詢,掃描報告上的防偽二維碼移動端顯示相應報告的PDF格式報告原件相關信息

4、客戶專區:

(1)項目進度查詢,客戶可輸入合同編碼,對所委托的項目進行狀態及費用方面的查詢,見證取樣類項目輸入委托單編號可查詢具體進度;

(2)投訴與建議,可受理客戶的投訴及建議。

(七)  PKPM檢測軟件

1、將檢測軟件升級為網頁版,即BS版,通過互聯網與服務器連接,檢測單位各分站和總部統一使用BS版檢測軟件。

2、建立檢測單位統一的服務器,檢測單位總部和分站的數據都通過互聯網存于中心服務器中。

3、與PKPM檢測軟件供應商溝通,提供指定數據接口,檢測單位的信息系統可在PKPM檢測軟件數據庫中抽取需要的數據。

4、試驗場所視頻監控,檢測單位信息系統與與PKPM檢測軟件對接,經授權的人員可在檢測單位系統上看到各部門實行視頻監控試驗場所的實時視頻。

5、樁基檢測現場信息監管,檢測單位信息系統與與PKPM檢測軟件對接,經授權的人員可在檢測單位系統上看到實施樁基檢測信息實時上傳的情況,如正在進行的項目、地點、檢測人員、進度等。

四、信息系統實施步驟

1、檢測單位內部對信息系統的功能需求進行確認;

2、方案確定后與軟件開發商聯系,根據開發商提出的開發方案(費用、進度)確定開發商,簽訂合同。

3、軟件開發商進行軟件編寫開發;

4、軟件開發商提出硬件配置要求,檢測單位進行硬件配置工作;

5、軟件編寫完成,進行安裝和試運行;

6、項目驗收。

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